If reducerer rejseaktiviteten og sætter nye mål for forretningsrejser for 2022
If har besluttet, at det skal være et overordnet mål for virksomheden at reducere antallet af rejser i 2022 sammenlignet med 2019 – det seneste ordinære rejseår. Ifs nye mål for rejser er at reducere mængden af forretningsrejser med 50 %. – Vi ønsker at rejse og mødes på en mere bevidst og bæredygtig måde, udtaler Ifs Business Meeting Manager, Magnus Hagström.
I 2019 foretog Ifs medarbejdere cirka 17.000 flyvninger. Da pandemien ramte i marts 2020, faldt antallet af rejser med mere end 75 % på meget kort tid.
If har besluttet ikke at vende tilbage til situationen, som den var før pandemien, selv når det bliver muligt at genoptage normal rejseaktivitet.
– Vi har et mål om at reducere mængden af rejser med 50 % i 2022 sammenlignet med 2019. Det er et mål, vi har opstillet i tæt samarbejde med alle forretningsområder. Vi har også været i dialog med fagforeningerne. Færre rejser gør os mere miljøvenlige og reducerer vores omkostninger på en meningsfuld måde, uddyber Magnus Hagström, der er Business Meeting Manager hos If.
En bæredygtig og hensynsfuld mødekultur
I lyset af det nye mål har If udvidet rejsepolitikken med et nyt sæt retningslinjer for møder. Formålet med retningslinjerne er at hjælpe medarbejderne med at afgøre, hvornår de kan rejse til fysiske møder, og hvornår de hellere skal mødes digitalt. Retningslinjerne indeholder flere overordnede tips til, hvordan man afholder et godt møde, og hjælper medarbejderne med at vælge mellem et fysisk eller et digitalt møde.
– Under pandemien har vi vist, at vi kan drive vores forretning ved hjælp af digitale møder, uden at rejse. Vi vil bruge disse erfaringer til at videreføre en kultur med færre rejser, til stor gavn for miljøet, for If og for os alle sammen og vores familier. Ved at reducere antallet af de lange arbejdsdage, der er en konsekvens af hyppige rejser, bliver der mere tid i hverdagen, hvilket også kan reducere stress, påpeger Astrid Holm, Head of Nordic HR.
Digitale møder er Ifs foretrukne alternativ til at rejse. For at understøtte denne kultur og de nye måder at arbejde på, gennemfører If løbende forbedringer på kontorerne og har indrettet nye lokaler med udstyr til Teams-møder.
– Vi har integreret Teams i vores videoløsning og installeret Teams-udstyr i omkring 150 mødelokaler rundt om i Norden for at give mulighed for digitale møder, tilføjer Magnus Hagström.
Det er medarbejderens ansvar at sikre, at rejser foregår i overensstemmelse med rejsevejledningen.
Hovedpunkterne i rejsevejledningen:
- Når du skal vælge mellem et fysisk møde, et Teams-møde eller et hybridt møde, skal du overveje formålet med mødet.
- Teams er det bedste valg, hvis hovedformålet med mødet har en fast dagsorden og består af en statusopdatering, informations- og vidensdeling, præsentationer, forretningsmæssige opfølgninger og lignende.
- Et fysisk møde er det bedste valg, hvis hovedformålet er opbygning af relationer og kultur. Møder ansigt til ansigt giver mulighed for at forholde sig til andre og knytte forbindelser, samarbejde og innovere og opbygge tillid og relationer – både individuelt og i et team.
- Et hybridmøde er et alternativ til et Teams-møde. Nogle deltagere er til stede i et mødelokale, mens andre deltager virtuelt via Teams. . Målet med et hybridmøde bør være at give alle deltagere en ensartet oplevelse (uanset om de deltager live eller virtuelt).
Magnus Hagström
Business Meeting Manager,
Gothenburg
Astrid Holm
Head of Nordic HR Business Partner,
Oslo